Rapat adalah suatu wasilah yang kerap diadakan, untuk memecahkan masalah-masalah di suatu organisasi, ntah itu Perusahaan, Partai, ataupun komunitas. Apalagi kan itu merupakan satu kesempatan di mana atasan maupun bawahan, bisa berbicara, saling menyampaikan.
Namun, sayangnya, meski memang rapat itu penting agar masalah bisa terpecahkan, tak jarang malah ketika rapat selesai, tidak banyak masalah yang terselesaikan, bahkan ada pula kasusnya dimana tidak ada satu solusi pun yang didapat. Gawat kalau begitu, tidak boleh seperti itu terus. Bubar nanti malah kalau masalahnya tak beres-beres.
Nah, berikut ini adalah 10 teknik gimana mengadakan rapat yang efektif.
1. Tentukan Tujuan Rapat, dengan Sejelas-Jelasnya
Sebuah rapat hanya akan menjadi efektif bila ada tujuan yang sejelas-jelasnya. Itu sebabnya, penting pula adanya "kata pengantar" kenapa harus rapat, ketika mengundang tim untuk rapat. Seperti halnya membahas apa masalahnya, sebetapa genting masalah itu bila tak segera dibereskan, dan sebagainya. Yang terbaik adalah ditulis.
2. Undang Orang yang Penting-Penting Saja
Yah, mengundang orang yang penting-penting saja, adalah satu langkah lebih maju, agar rapat bisa menjadi lebih efektif. Apakah pembahasan rapatnya persoalan produksi? Maka undang sajalah orang-orang yang terkait hal itu. Misal, tidak perlu ajak "orang lapangan". Apakah pembahasan rapatnya terkait kunjungan dan follow up? Maka undang sajalah orang-orang yang terkait hal itu. Misal, tidak perlu ajak orang "orang dalam".
Kuncinya sih memang kembali lagi ke nomor satu tadi. Dengan begitu, insya Allah, nggak akan mudah terbuang-buang waktu orang lain kan. Yang nggak ikut rapat, bisa ngerjain yang lain.
3. Larang Menggunakan Smartphone, Tablet, Laptop, Dan Sebagainya, Tanpa Seizin Pemimpin Rapat/Moderator
Kerap ada peserta rapat yang nggak fokus dengerin laporan dari peserta lain, maupun solusi dari peserta lain, karena dia sibuk megangin HP. Padahal urusannya sama HP itu bukan penting-penting kalinya. Malah dia scroll-scroll notif BBM, Beranda Facebook, timeline twitter, atau yang lainnya.
Akhirnya nanti pas selesai rapat, dia malah nanya-nanya yang seharusnya nggak usah ditanya. Buang-buang waktu banget.
Makanya, pastikan tiap-tiap peserta itu nggak ada yang megang-megang gadget. Mereka baru boleh megang gadget, kalau memang lagi perlu. Seperti misalnya mau presentase, menunjukkan dokumentasi, dan sebagainya.
4. Tentukan Moderator yang Bagus
Tidak mesti pemimpin rapat merangkap peran sebagai moderator. Sebaiknya, pastikan ada seorang moderator yang mengontrol rapat agar tetap berjalan sebagaimana seharusnya.
Seperti misalnya ia yang mengingatkan kalau ada yang bicara kebanyakan, melampaui waktu yang diberikan, ia yang mengingatkan kalau topik pembicaraan mulai ntah kemana-mana, dan sebagainya. Insya Allah, kalau begitu, rapatnya jadi lebih efektif, nggak banyak buang-buang waktu.
5. Rapatnya Nggak Sering. Tapi Sekali Rapat, Berkualitas!
Daripada sering rapat-rapat terus, hampir tiap hari, mending rapatnya sesekali saja, tapi sekali rapat itu, rapatnya berkualitas.
Kadang ada memang masalah, yang sebetulnya bisa diselesaikan dengan komunikasi yang cukup ringan, nggak mesti rapat.
Karena kadang orang kesel juga kalau tiap hari rapat-rapat aja, lama banget durasi rapatnya, tapi rupanya masalah yang diberesei cuma masalah kecil-kecil aja yang sebetulnya nggak perlu rapat pun bisa tuh masalah diselesaikan.
6. Pisahkan Waktu Rapat dengan Waktu Makan
Boleh juga Anda umumkan, sekitar setengah jam, atau paling lama satu jam sebelum rapat dimulai, agar silahkan semuanya makan dulu. Biar perutnya terisi, nanti pas rapat nggak sibuk malah makan, sehingga nggak fokus. Atau, biar nanti pas rapat perutnya nggak keroncongan, sehingga susah diajak berfikir.
7. Sedikit Cairkan Suasana
Betul bahwa ketika rapat itu semuanya harus serius, tidak boleh main-main. Namun, kadang sekiranya serius terus dari awal sampai akhir, khawatir bakal ada yang jenuh dan jumud.
Boleh pula sedikit saja buat semua peserta tertawa. Yah, sedikit saja. Ntah selama 2 jam rapat, ada 3 kali tertawa bersama selama 10 detik, karena ada yang lucu. Kalau sedikit tidak masalah kok. Asal memang tidak merusak rapatnya.
8. Di Akhir Sesi, Sediakan Sekitar 5 - 10 Menit untuk Me-review Kembali Apa Saja Keputusan yang Didapat, & Action Apa yang Akan Dilakukan Setelah Rapat Tersebut
Pastikan para peserta rapat telah memiliki pemahaman yang clear soal kenapa harus rapat, tujuannya apa gitu, dan dengan adanya rapat ini telah sangat bermanfaat untuk mencapai tujuan tersebut. Sehingga mereka ada perasaan puas gitu. Jangan ada yang masih ragu-ragu, apalagi ketidaksetujuan. Gitu kan efektif.
Oleh karena itu, pentinglah adanya peninjauan di akhir rapat, sebelum ditutup.
9. Pastikan Setiap Orang Sudah Punya To-Do List dan Action Plan yang Jelas
Salah satu tanda bahwa rapat yang diadakan barusan telah efektif, kini setelahnya, tiap-tiap peserta sudah memiliki target, dan cara-cara mencapai target tersebut.
Kalau masih ada yang belum jelas targetnya, bahkan tidak ada, atau mungkin ada yang belum ngerti bagaimana praktek mencapai target tersebut, berarti rapatnya tidak begitu efektif.
Yang terbaik, targetnya itu dalam bentuk angka, dan yes/no.
10. Pastikan Tiap-Tiap Orang Tahu Apa yang Harus Dilaporkan di Rapat Selanjutnya
Setelah rapat selesai, maka saatnya action. Action, hingga tiba nanti waktunya rapat lagi. Nah, jangan sampai, nanti di rapat berikutnya, mereka tidak bawa laporan gimana cerita action-nya kemarin. Atau, mereka udah bawa laporan, tapi laporannya kurang bener, kurang bagus, nggak sesuai dengan yang seharusnya. Sehingga tidak bisa dievaluasi.
Nah, begitulah kurang-lebih, 10 tips berupa bagaimana cara agar mengadakan rapat yang efektif. Semoga bermanfaat.
Oh iya, barangkali, Anda punya tips lain? Kalau ada, boleh Anda cerita-cerita, tambahin lagi bagusnya gimana, di kotak komentar di bawah ini.
Sumber gambar: Pixabay
0 Komentar